un assistant de direction (h/f) pour l'Administration Générale

Sous l'autorité de la Directrice Générale Adjointe en charge des Affaires Générales, vous assistez cette dernière dans l’organisation, la gestion administrative et financière et le suivi de certains dossiers. Vous êtes le référent des services pour les questions relatives au fonctionnement de l’Hôtel de Ville et effectuez également la coordination du recensement de la population en étroite collaboration avec l’Insee. Vous assurez plus particulièrement les missions suivantes :

l’assistance à la Directrice Générale Adjointe : tenue de l’agenda, planification et organisation de réunion, accueil téléphonique et physique, réalisation et mise en forme de travaux bureautiques, suivi de dossiers, recherche et diffusion d’informations.
l’ouverture et le tri du courrier
la gestion de la réservation des salons de l’Hôtel de Ville
l’intendance des réunions et des réceptions organisées au sein de l’Hôtel de Ville en collaboration avec le service entretien (mise en place des salles, du matériel, commande des denrées et boissons le cas échéant, organisation du service de salle)
les commandes récurrentes de l’Hôtel de Ville (papier, enveloppes, alimentation, boissons…)
les commandes de fournitures pour l’Administration Générale
le suivi des abonnements et des factures pour la Direction de l’Administration Générale, le cabinet du Maire et les élus
la préparation et l’exécution budgétaire de la Direction, du budget des élus et du cabinet
la coordination du recensement : la mise en place de la logistique, le recrutement, l’encadrement et l’accompagnement des agents recenseurs, la vérification et la saisie des bulletins sur le portail dédié, les relances, la vérification des adresses à la demandes de l’Insee et la mise à jour de la base de données

la contribution à la continuité du service en cas d’absence au sein de la Direction

Profil recherché: 

BAC+2 dans le secteur administratif ou BAC avec une expérience significative dans ce secteur.

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques

Connaissance des règles de base de la comptabilité publique.

Connaissance du logiciel CIRIL appréciée

Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures administratives

Expérience dans un poste similaire fortement souhaitée.

Qualités nécessaires :
Grandes capacités rédactionnelles et d’organisation.

Aptitudes à gérer et suivre différents dossiers de façon simultanée.

Capacité à encadrer une équipe

Rigueur, autonomie et polyvalence.

Réactivité et disponibilité.

Discrétion.

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + adhésion au CNAS + participation à la garantie maintien de salaire.

Date limite candidature: 
Jeudi 26 Septembre 2019
Comment postuler ?: 

Postuler en ligne

ou adresser votre candidature avec un cv à :

Monsieur le Maire
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de Ville

7 bis avenue de Champagne
BP 505
51331 Epernay Cedex